연회 주최측은 호텔이나 음식점 측에 하객 수와 연회규모, 하객이 가리는 음식과 주의 사항을 잘 설명해 주어야 하며 연회 성격(예: 생일연회, 비즈니스연회)와 하객들의 연령대와 좌석배치순서와 같은 정보를 미리 호텔측에 제공할 수 있어야 한다.
일반 중식연회에는 홀 이용 최저소비가격이 있는데 최저 이용가격과 요리, 음료수 가격을 꼼꼼히 체크해야 할 필요성이 있으며 무대를 이용할 수 있는 호텔이나 음식점일 경우 추가 비용이 발생하는 지에 대해서도 알아보는 편이 좋다.
또 호텔측에 연회의 규모나 성격(예: 생일연회, 비즈니스연회)을 잘 설명하고 호텔측에서 추천하는 세트를 주문할 수도 있다.
위의 모든 사양을 체크한 후 호텔측과 연회 계약서를 작성한다. 이렇게 작성된 연회계약서에는 연회 시간과 좌석배치, 메뉴, 음료수 결제방법과 같은 자세한 내용이 언급되어 있으며 계약서를 작성하는 동시에 주최측은 전체 금액의 10~15%을 계약금으로 지불해야 한다.
계약 후 연회 시간을 변경하거나 취소를 할 경우 최소 1주전에 호텔 측에 원인을 정확히 설명을 해주어야 하며 그렇지 못할 경우 주최측은 계약금을 돌려 받을 수 없으며 5%의 손해배상금을 호텔 측에 지불해야 하는 것이 일반적이다.
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[중국음식] 
